「計畫趕不上變化？」這句耳熟能詳的台詞不知已經讓多少對生活安排躍躍欲試的人卻步。

但真的是這樣嗎？

利用規劃來完成人生大事與應對生活變動的我們，在這十多年的經驗中發現，並不是如此！當一個計畫容易遇到變化就失效，那有很大的機會是少了以下三個概念：

 

1/3，彈性時間

計劃本身就應該要能容納變化，而彈性時間就是行事曆上應對變化的角色

彈性時間可以分成兩種，第一種是以行程為基準，尤其是該行程需要跟外部有所接觸時，我們建議加入彈性時間。

比如，公司規定的上班時間為9點至6點，彈性時間可能為8點至9點及6點至7點，多抓出來的時間，為我們處在通勤時段中可能會遇到無法控制的因素，如，車次延誤等等。

第二種是以每週為框架。在每週的時間框架中，安排特定的時間區塊來應對突如其來的事件。

比如，每週六的早晨，早起習慣的我，就簡單瑜伽後，整理好心情處理些該完成的瑣事。

2/3，資訊清晰度

當行事曆上的資訊越清楚，越能幫助我們進入狀況，減少執行的人在事件中轉換中耗損的心力與時間

這一點也是非常容易被忽略，我們時常看見很多人會一股腦的將事件往行事曆上放，但最終事情總是完成不到一半，或是忙得焦頭爛額，事情仍然做不完。

當我們在每項事件中做轉換時，從A事件轉移至B事件時，這其中有很細微的時間成本，也是我們自身變化中所需的必要成本，包含「能量轉移」與「行為轉移」。

• 能量轉移指的是，我們需要讓情緒或注意力轉變的時間。也就是將心力與精神真正能投入到B事件上的時間
• 行為轉移指的是，我們從認知該做B事件到真正著手進行B事件的時間。

而當事件在行事曆上被定義的越清楚，我們就讓我們儘快進入B事件的狀況，因此省下上面兩種轉移所需的時間成本。讓定義更清楚，一個有效的方法是將階段性的任務標示清楚。特別適合大的任務，比如，剪輯一支影片可能需要16小時，那這時候你在行事曆上就不會單純都是寫「影片後製」而是「故事精簡」、「影片調色」、「影片圖文製作」、「影片字幕」等等。

別小看這些隱藏的時間成本，這兩種時間成本在一天累積下來，可能都能讓你好好放鬆一小時，所以，如果有方法能讓它們降低，為什麼不呢？

3/3，合理的動態原則

允許臨時需求的發生，讓行事曆與生活一同更新

行事曆安排妥當後，生活中仍然會有不可控的因素介入，如臨時的會議、拜訪、需求等等。除了利用彈性時間來應對之外，我們知道並非所有的事情都能被安排在已空出的彈性時間。

因此，首先要先允許臨時事件的發生。其次，我們在面對這些臨時需求，可以參考 4D’s Time Management，先了解事件或需求的類別，若是必要且急迫，那我們只好儘快處理它了！接著處理完之後，記得以審視合理性為前提，不做大調整只做小調整，看看哪些事件被影響，哪些事件需要被延後或分配出去，這樣才能避免行事曆失效。

計畫是讓平衡自我與外界平衡的良好工具，讓我們一起善用！

 4D’s Time Management 基本優先順序釐清模型